給与計算の引き継ぎ|譲渡の直後に止められない業務

譲渡が済んだあと、真っ先に期限が来る業務のひとつが給与計算です。支給日は動かせません。一度でも遅れれば、従業員の不安が一気に高まります。

しかも中小企業では、給与計算を社長や特定の一人がやっていることが多くあります。その人が抜けると止まります。本稿では、譲渡の前後で確かめる項目と段取りを整理します。

誰がやっていたかを先に確かめる

最初に確かめるのは、実際に手を動かしていた人です。「経理担当」と聞いていても、最終の確認を社長がしていることがあります。

確かめる内容は次のとおりです。計算をする人、確認をする人、振込を実行する人、明細を配る人。一人が全部やっている場合、その人の引き継ぎが最優先になります。

社長がやっていた場合、引き継ぎの期間中に誰かへ渡す必要があります。渡す相手が社内にいなければ、買い手の側から人を出すか、外部に委託する形を取ります。

この確認は、譲渡が決まってからでは遅いことがあります。DDの段階で管理体制を見るときに、併せて聞いておくのが実務的です。

何を使って計算しているか

使っている道具を確かめます。専用のソフト、表計算、手書きの台帳——どれもあります。

ソフトを使っている場合、ライセンスが誰の名義か、更新の時期はいつか、データはどこに保存されているかを確かめます。社長個人の名義で契約していることがあります。

表計算で計算している場合、式が入ったファイルが引き継ぎの対象になります。作った人しか分からない式が入っていることが多く、引き継ぎには説明が必要です。

いずれの場合も、過去の計算の記録が残っていることが重要です。手当の計算の根拠、残業の集計の方法、控除の内容——前月と同じにするためには、前月の記録が必要です。

支給日までの段取り

譲渡の日と支給日の関係で、段取りが変わります。

譲渡の直後に支給日が来る場合、その月の計算は譲渡の前に済ませておくほうが確実です。計算を終えて、振込の手配までしておきます。

譲渡の日から支給日まで日数がある場合は、引き継ぎをしながら進められます。それでも、最初の一回は前の担当者が立ち会う形が望ましいです。

銀行の口座と振込の権限も確かめます。譲渡に伴って代表者が変わると、口座の名義変更や印鑑の変更が必要になることがあります。手続きの途中で振込ができない期間が生じないように、日程を合わせます。

社会保険と住民税

給与計算には、社会保険料と住民税の控除が含まれます。どちらも外部との手続きがあり、譲渡に伴って変わることがあります。

社会保険は、会社が加入している主体が変わらなければ、そのまま続きます。株式譲渡では会社が変わらないため、原則として継続します。

ただし、買い手のグループの制度に移る場合は手続きが必要です。移る時期と、その月の控除の扱いを確かめます。

住民税は、従業員の居住する自治体から通知が来ます。会社が給与から控除して納める形を取っている場合、納付先と納付の期限が決まっています。納付の担当が替わる月に漏れが出やすいので、引き継ぎの一覧に入れます。

外部に委託している場合

給与計算を税理士や社会保険労務士、専門の会社に委託している場合もあります。この場合は引き継ぎが軽くなりますが、別の確認が必要です。

委託の契約が誰の名義か。会社の名義であれば続きますが、社長個人の名義であれば切り替えが必要です。

委託先が譲渡後も続けてくれるか。顧問税理士が社長と長い関係にある場合、社長が退くと契約を終えたいと言われることがあります。

委託先が持っているデータの引き渡し。過去の計算の記録は、委託先にしかないことがあります。契約を終える場合は、データを受け取る取り決めをしておきます。

引き継ぎの一覧に入れる項目

給与計算の引き継ぎで、一覧に入れておきたい項目を挙げます。

給与の締め日と支給日。従業員ごとの支給額と手当の内訳。残業の集計の方法。通勤手当の計算の根拠。社会保険料の控除額と改定の時期。住民税の納付先と金額。賞与の支給の時期と算定の方法。退職金の規程があるかどうか。

このほか、口座の情報と振込の手順、使っているソフトのログイン情報、委託先の連絡先も必要です。

一覧は、前の担当者に書いてもらうのが確実です。引き継ぎを受ける側が聞き出す形だと、聞き漏らしが出ます。渡す側が書き、受ける側が実際にやってみて、分からない点を聞くという順が実務的です。

最初の一回を一緒にやる

書面の引き継ぎだけでは足りません。最初の一回は、前の担当者と一緒にやります。

一緒にやると、書面に書かれていない判断が出てきます。この手当は誰に付くのか、この控除はいつから始まったのか、この人の勤務時間はどう数えるのか。

二回目は、受ける側が計算して前の担当者が確認する形にします。三回目から独り立ちする、という進み方が安全です。

引き継ぎの期間が短い案件では、ここに時間を割けないことがあります。その場合、外部への委託を一時的に使う形も選択肢になります。給与の遅配は、ほかのどの引き継ぎの遅れよりも従業員に影響します。

なお、ここに書いたのは一般的な整理です。個別の判断は会社の事情によって変わりますので、税務・法務の点は税理士・弁護士などの専門家にご確認ください。

給与は、従業員が会社の変化をいちばん早く感じる場面です。ここが滞りなく進めば、ほかの引き継ぎの不安も小さくなります。

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