10年前に結んだ取引基本契約が、そのままになっている。期限が切れているものもある。デューデリジェンスで必ず見られる項目です。整え方を解説します。
まず、一覧を作る
最初の作業は棚卸しです。契約書をすべて集めて、表にしてください。
列は、相手先 / 契約名 / 締結日 / 有効期限 / 自動更新の有無 / 支配権の異動に関する条項 / 原本の所在。
集める場所は、金庫、書庫、社長の机、経理のキャビネット、担当者の引き出し。
この作業で、必ず「無い」ものが出ます。それも記録してください。
一覧を作るだけで、デューデリジェンスの対応時間が大きく減ります。
期限切れが示すもの
買い手から見た意味を整理します。
法的な根拠が曖昧。期限が切れた契約に基づく取引は、条件の根拠が不明確になります。
管理ができていない。他の書類も同様だろう、と見られます。
相手方の意向が読めない。更新していないのは、相手が更新を望んでいないからかもしれない。
ただし、実務上は、期限が切れても取引が続いていることが普通です。慣行として同じ条件で継続している。
この実態を説明できるようにしてください。「期限は切れているが、条件は変わらず継続している」。
自動更新条項を確認する
多くの取引基本契約には、自動更新の定めがあります。
「期間満了の3か月前までに双方いずれからも申出がないときは、同一条件でさらに1年間更新されるものとし、以後も同様とする」。
この条項があれば、期限切れではありません。自動的に更新されています。
したがって、まず条項の有無を確認してください。「期限が切れている」と思っていたものが、実は有効かもしれません。
逆に、条項が無く、期限を過ぎているものは、法的には契約が終了している可能性があります。ここは弁護士にご確認ください。
支配権の異動に関する条項
M&Aで最も重要な確認事項です。
取引基本契約に、株主や代表者の変更について定めた条項があることがあります。
事前の承諾を要する。通知を要する。解除事由とされている。
これがあると、クロージング前に相手方の承諾または通知が必要になります。
主要な取引先の契約に解除条項があれば、買い手の評価が変わります。
一覧を作る段階で、この条項の有無を必ず記録してください。チェンジオブコントロール条項もご覧ください。
更新するかどうかの判断
期限が切れている契約を、今から結び直すべきか。
判断の材料を挙げます。
結び直すべき場合。取引額が大きい、条件が曖昧、相手が上場企業などで書面を重視する、支配権の条項を入れたい・外したい。
そのままでよい場合。取引額が小さい、長年同じ条件で問題なく続いている、相手も書面を気にしていない。
注意すべき点があります。結び直すと、条件が見直される可能性があります。相手にとっても交渉の機会になるためです。
不利な条件に変わるリスクを考えたうえで判断してください。
更新するときの伝え方
相手に不自然に思われない進め方です。
理由の説明。「社内の書類を整理している」「管理体制を見直している」。M&Aのためとは言えません。
一斉にやらない。全取引先に同時に連絡すると、何かあると勘繰られます。
主要な取引先から、順次。数か月かけて、自然な頻度で。
契約書の内容は大きく変えない。条件を変えようとすると、交渉が始まります。期間と当事者だけを更新する形にすると、相手も応じやすい。
時間をかけてください。譲渡の話が具体化してから急に始めると、必ず疑われます。
契約が無い取引の扱い
書面そのものが存在しない取引もあります。
今から結べるなら、結んでください。ただし、上と同じ配慮が要ります。
結べない場合、取引の実態を示す資料を揃えてください。
注文書・請書。見積書。請求書と入金の記録。納品書。
これらで、取引条件、数量、期間が分かります。
そして、買い手には正直に伝えてください。「書面の契約はありませんが、こうした資料で条件が確認できます」。隠すより、はるかに良い結果になります。口約束の取引を契約書にするもご覧ください。
原本の管理を整える
あわせて整えるべき点です。
原本がどこにあるか。金庫か、ファイルか、担当者の手元か。
写しがあるか。原本を紛失した場合に備えて。
電子化されているか。スキャンして保存しておくと、デューデリジェンスでの提出が楽になります。
誰が管理しているか。その人が辞めたら分からなくなる状態を避ける。
そして、更新期限を管理する仕組みを作ってください。カレンダーに登録し、期限の3か月前に通知が来るようにする。
これは譲渡後も、買い手が引き継いで使えます。
1年前から始める
時期の話です。この作業は、譲渡を考え始めた時点で着手してください。
理由は2つ。時間がかかることと、案件が動いてから始めると不自然なことです。
一覧を作るのに数週間、相手との更新に数か月。主要な取引先を回るだけで半年かかることもあります。
そして、整えた状態で1期を過ごせば、それが平常の姿になります。
デューデリジェンスで指摘されてから直すのと、最初から整っているのとでは、評価がまったく違います。
費用はほとんどかかりません。時間だけが必要な作業です。