M&Aの案件は、一件が数か月から一年かかります。担当は必然的に複数を並行して持ちます。問題が起きるのは、忙しいときではなく、複数の締切が同じ週に重なったときです。どの案件に時間を割くかという全体方針は「案件の優先順位づけ」で扱いました。本稿はその先で、重なってしまった週をどう捌き、お待ちいただく方にどう伝えるかに絞ります。当社の募集要項は採用情報をご覧ください。
なぜ重なるのか|重なり方には型がある
予測できない重なりもありますが、多くは構造的に起こります。型を知っておくと、事前に散らせます。
- 月末・期末に寄る——決算資料の受領、取締役会、金融機関の期日。相手側の暦に引っ張られて集中します
- 工程の山が同じ形をしている——企業概要書の作成、DDの対応、最終契約の詰め。どの案件も同じ重さの山を持つため、開始時期が近いと山も近づきます
- 止まっていた案件が同時に動き出す——買い手の検討が長引いていた案件が、まとめて返ってくることがあります
- 相手の都合で前倒しになる——買い手の社内決裁の日程、譲渡企業の資金繰りの都合
対策の半分は、着手の時期をずらすことです。新しい案件を受けるとき、既存案件の山がどこにあるかを見てから開始時期を決める。これは受託の段階でしかできない調整です。もう半分は、山の中身を前倒しで削っておくこと。資料の依頼は早めに出す、想定問答は空いている週に作る。工程表の立て方は「案件のスケジュール管理」で扱っています。
重なった週に、何から手をつけるか
すべてを同じ熱量でやろうとすると、全部が薄くなります。次の順で捌きます。
| 順位 | 内容 | 考え方 |
|---|---|---|
| 1 | 期限を動かせないもの | 契約上の期日、決済日、相手方の取締役会。遅れると案件そのものが壊れる |
| 2 | 相手を止めているもの | こちらの返答待ちで先方の作業が進まないもの。自分の1時間が相手の1週間を止めている |
| 3 | 不安にさせているもの | 連絡が途切れている依頼者への状況共有。短くてよいので入れる |
| 4 | 品質が結果を左右するもの | 企業概要書、価格の説明資料。時間をかけた分だけ結果が変わる |
| 5 | 動かしても影響が小さいもの | 社内資料の整備、先の日程の調整 |
順位付けで間違えやすいのが2と4の関係です。自分が抱えている「作り込み」より、相手を止めている一本のメールが先です。返答を待っている側は、待っている間ずっと何も進められません。5分で返せるものを後回しにして、半日の資料づくりを先にやると、案件全体の速度が落ちます。
3を落とさないことも重要です。進捗がない週ほど連絡が減りますが、依頼者にとって沈黙は「何も起きていない」ではなく「忘れられたのではないか」と受け取られます。動きがないことを伝えるのも報告のうちです。
一方で、落としてはいけないものがあります。情報管理の手順、記録の作成、二重確認。忙しさを理由に省くと、事故はここから起きます。急ぐときほど手順を守る、という順番は崩しません。
お待ちいただくときの伝え方
優先順位をつけるということは、誰かにお待ちいただくということです。黙って遅れるのと、伝えて待っていただくのとでは、同じ遅延でも意味が違います。
伝えるときは、次の四点を短く揃えます。
- 今どうなっているか——「本日時点では、まだ買い手側の回答が届いておりません」
- いつ返すか——「○月○日までにお返しします」と日付で置く。「来週中」は幅がありすぎます
- それまでに何が起きるか——「その間にこちらで資料の整理を進めます」
- 急ぐ場合の連絡先——「ご事情が変わった場合は、いつでもご連絡ください」
避けたい伝え方もあります。「他の案件が立て込んでいまして」は、言わないほうがよい言葉です。依頼者にとって自分の会社の将来は唯一の関心事で、他の案件の都合は理由になりません。事実として忙しくても、伝えるべきは「いつ返すか」です。
また、謝罪だけで終わらせないこと。「申し訳ありません」に日付が伴わないと、不安はそのまま残ります。逆に、日付を置いたら必ず守ります。守れないと分かった時点で、期日を待たずに再連絡します。約束の更新は、期日前にしか意味がありません。
期日を置く以上、置く前に自分の週を見る必要があります。埋まっている枠を見ずに「明日までに」と答えると、翌日また謝ることになります。少し余裕のある日付を置き、早く返せたらそれで良い、という順番にします。
抱えすぎを個人の努力で解こうとしない
ここまでは捌き方の話ですが、捌き方で解ける限界があります。限界を超えているサインは、本人より先に案件に出ます。
- 返信が遅れる相手が、いつも同じ案件になっている
- 記録を後回しにする日が続いている
- 確認せずに「たぶん大丈夫です」と答える回数が増えた
- 資料を作る時間が取れず、前回の使い回しで済ませている
これは能力の問題ではなく、件数の問題です。件数の問題を気合いで解こうとすると、いちばん声の小さい依頼者が割を食います。気づいた時点で上長に共有し、担当の組み替えや支援を相談します。相談の仕方は「上司・先輩へのエスカレーション」で扱っています。
組織の側にも設計が要ります。一人が持てる件数の上限を決めておくこと、工程の山が重ならないように新規の着手を調整すること、担当を一人にしない体制にすること。持てる件数を超えて任せることは、依頼者に対する不利益であって、担当者の頑張りで埋める話ではありません。
当社は少人数で、役員が現場に立っています。担当が抱えている件数と工程の山は、同じ場で見えている前提です。抱えすぎているときに手を挙げられることを、運用の前提にしています。
まとめ|速さではなく、途切れないこと
要点を整理します。
- 重なりには型がある。着手時期をずらし、山の中身を前倒しで削る
- 捌く順は、動かせない期限 → 相手を止めているもの → 不安にさせているもの → 品質が効くもの
- 5分で返せる一本を、半日の資料づくりより先に出す
- 情報管理・記録・二重確認は、忙しさを理由に省かない
- お待ちいただくときは、状況・日付・その間の動き・連絡先の四点を短く伝える
- 「他の案件が立て込んで」は言わない。謝罪ではなく日付を置く
- 限界のサインが出たら、個人で解かず上長に共有する
依頼者から見て良い担当者は、いつも即答する人ではなく、連絡が途切れない人です。速度は落ちることがあります。途切れないことは、忙しくても選べます。