譲渡制限株式の承認手続きの実際|招集・決議・議事録・みなし承認

本稿は、経営者の方ではなくM&A仲介の実務者、およびこれから仲介会社で働こうとしている方に向けた実務教材です。中小企業の株式のほとんどには譲渡制限が付いています。そのため株式譲渡の案件では、必ず会社の承認手続きを経ることになります。手続きの全体像は「株式譲渡の実務手続き」で扱いましたが、本稿は承認の一点に絞ります。ここは形式を欠くと後から効力が争われかねない工程であり、かつ仲介者が日付と書面の整合を管理できる数少ない工程でもあります。なお具体的な手続きの適否や書面の作り方は、弁護士・司法書士にご確認ください。

まず定款を読む

承認手続きの出発点は、対象会社の定款です。登記事項証明書だけでは分からないことが多くあります。最新の定款と、その改定の経緯を必ず取り寄せて、次を確認します。

• 株式の譲渡について会社の承認を要する旨の定めがあるか
• 承認機関はどこか(株主総会か、取締役会か、あるいは代表取締役と定めているか)
• 相続その他の一般承継により株式を取得した者に対する売渡請求に関する定めがあるか
• 株券発行会社かどうか。株券を発行する旨の定めが残っていないか
• 会社法の原則と異なる期間・手続きを定款で定めていないか
• 種類株式があるか。ある場合、種類株主総会の決議が必要な事項はあるか

実務で驚くほど多いのが、定款が見当たらない、あるいは登記の内容と定款の記載が一致しないという状態です。設立時から改定していない、改定したが原本を紛失した、議事録は残っているが定款に反映されていない、といった例に出会います。見つからない場合は、公証役場に保存されている原始定款の謄本、過去の株主総会議事録、顧問税理士が保管している控えなどを当たります。この作業には日数がかかるため、案件の早い段階で着手します。「株券を発行する旨の定めが残っていた」と決済直前に判明すると、日程が大きく動きます。

誰が承認するのか

会社法では、譲渡制限株式の譲渡を承認する機関は、取締役会設置会社では取締役会、それ以外では株主総会とされ、定款で別段の定めを置くこともできるとされています。整理すると次のようになります。

とくに注意が要るのが二行目の「取締役の員数」です。中小企業では、登記上は取締役が複数いても、実際には長く退任している、亡くなっている、連絡が取れないという例があります。登記の内容と実態が一致しているかを先に確かめ、必要であれば役員変更の登記を先行させます。株主が分散している案件では、承認の前に「株式が分散している案件の集約」の論点も重なります。

請求から通知までの流れと期限

手続きの骨格は、次の順に進みます。各段階に期限が定められている点が、この工程の特徴です。

• 譲渡承認請求:株式を譲り渡そうとする株主(または取得者)が、会社に対して承認するかどうかの決定を請求します。譲り渡す株式の数、譲受人の氏名または名称などを明らかにして行うとされています
• 承認機関の決議:取締役会または株主総会で承認の可否を決議します
• 会社から請求者への通知:決定の内容を通知します
• みなし承認:請求の日から2週間(定款でこれを下回る期間を定めた場合はその期間)以内に通知をしなかった場合、承認したものとみなされるとされています
• 承認しない場合は、会社または指定買取人が買い取る手続きに進み、こちらにも別途の期限と供託等の手続きが定められています

実務では、みなし承認に頼らず、期限内に決議と通知を確実に行うのが原則です。みなし承認は「通知を怠った」という事実に基づく効果であり、後から書面で証明しにくいからです。仲介者は、請求書の日付、決議の日付、通知書の日付の三つが矛盾なく並んでいるかを確認します。請求より前の日付で決議がされている、通知の日付が決議より前になっている、といった不整合は、後の調査や登記の場面で必ず指摘されます。

議事録の作り方

議事録は、決議があったことを示す唯一の証跡です。仲介者が起案するものではありませんが、何が書かれているべきかを知っておくことで、抜けに気づけます。

仲介者が絶対にやらないのは、日付を遡らせた議事録の作成に関与することです。「後から作っておいてください」という依頼を受けても、応じません。過去の議事録が欠けていることが判明した場合は、隠さず論点として上げ、取り扱いを弁護士・司法書士に確認します。短期的には案件が止まるように見えますが、後から発覚したときの損失のほうが、はるかに大きくなります。

つまずきやすい点

承認手続きで実際に案件が止まる原因は、ほぼ決まっています。先回りして確認しておけば防げるものばかりです。

• 株主名簿が整備されていない。そもそも誰が株主かが確定しないと、請求も決議も組めません
• 名義株・相続未分割の株式がある。実質的な所有者と名義人が異なる、相続人間で分割が済んでいない
• 登記上の役員と実態が違う。定足数が満たせず、決議が組めない
• 株券発行会社の定めが残っている。株券が現存しないのに定款上は発行会社のまま、という状態
• 種類株式や属人的な定めがある。議決権の数が単純な持株比率と一致しない
• 承認の前に譲渡が実行されてしまう。順番を誤ると、後から手続きをやり直すことになります

仲介者の役割は、案件の初期に定款・登記事項証明書・株主名簿の三つを揃え、この一覧に照らして確認しておくことに尽きます。整備に時間がかかるものが見つかったら、その所要日数を工程表に入れます(「譲渡日をいつにするか」)。承認手続きそのものは、揃っていれば数週間で終わります。止まるのは、揃っていなかったときです。

よくあるご質問