買収した会社の就業規則を、本社のものに揃えたい。気持ちは分かりますが、ここは最も慎重に進めるべき領域です。労働条件を下げる変更には、法律上の制約があります。
株式譲渡では、就業規則はそのまま残る
まず前提です。株式譲渡では法人格が変わらないため、就業規則も労働契約もそのまま継続します。
買収したからといって、自動的に本社の規則が適用されるわけではありません。変更するには、変更の手続きが必要です。
逆に言えば、急いで揃える必要もありません。別法人として、別の就業規則で運用し続けることは何ら問題ありません。
グループ会社ごとに制度が違う会社は、世の中に数多くあります。
不利益変更には制約がある
ここが核心です。労働条件を労働者に不利益に変更する場合、原則として労働者の合意が必要とされています(労働契約法9条)。
就業規則の変更によって不利益に変更する場合も、変更に合理性があり、周知されていることが求められます(同10条)。合理性は、不利益の程度、変更の必要性、変更後の内容の相当性、労働組合等との交渉の状況などから判断されるとされています。
「本社に合わせるため」という理由だけでは、合理性の説明として弱いと考えられます。
必ず社会保険労務士・弁護士にご相談ください。ここは自己判断で進めてよい領域ではありません。
何が「不利益」にあたるか
典型的なものを挙げます。
賃金・手当の減額。基本給、役職手当、家族手当、住宅手当。手当の廃止も減額です。
休日の減少。年間休日数、特別休暇の廃止。
退職金制度の変更。算定方法を変えて支給額が下がる場合。
労働時間の延長。所定労働時間を増やす。
定年の引き下げ。
逆に、有利になる変更(休日を増やす、手当を新設する)は、制約が緩やかです。揃えるなら、まず有利な方向から。
急いで揃えなくてよいもの
実務的な線引きです。後回しにしてよいものを挙げます。
賃金体系。最も揉める領域です。数年かけて近づける設計にします。
評価制度。統合を急ぐと、被買収側が「評価が下がった」と感じます。
役職の呼称。「部長」「課長」の意味が会社によって違いますが、急ぐ理由がありません。
福利厚生。本社の制度を使えるようにするのは有利な変更なので、こちらは早く進めてよい。
先に揃えるべきもの
逆に、早く揃えるべきものがあります。安全と法令に関わる領域です。
ハラスメント防止の体制。相談窓口、対応の手順。
安全衛生。作業手順、健康診断、ストレスチェックの実施。
労働時間の管理。把握の方法、36協定の内容と届出。ここが不備だと、買い手側の責任になります。
情報管理と機密保持。個人情報の取り扱い。
これらは不利益変更にあたらないことが多く、かつ放置するとリスクが積み上がります。
手続きを踏む
就業規則を変更する場合の手順です。
① 変更案を作る。何を、なぜ変えるのかを整理します。
② 労働者の過半数代表者の意見を聴く。労働組合があれば組合、なければ過半数代表者。意見書を作成します。
③ 労働基準監督署へ届け出る。常時10人以上の労働者を使用する事業場では義務です。
④ 周知する。掲示、備え付け、書面の交付など。周知されていない就業規則は効力を持ちません。
不利益変更を含む場合は、個別の同意を書面で取ることも検討します。
同意の取り方に注意する
個別同意を取る場合の注意点です。
説明を尽くすこと。何がどう変わり、その人にとって何が減るのか。数字で示してください。
考える時間を渡すこと。その場で署名を求めない。
断れる状況にすること。同意しない場合の不利益をほのめかせば、その同意は自由な意思に基づくものと認められない可能性があります。
裁判例では、形式的に署名があっても、不利益の内容を理解したうえでの自由な意思に基づくと認めるに足りる合理的な理由が客観的に存在するかが問われています。署名を取れば終わり、ではありません。
激変緩和の設計
実務でよく使われる手当てです。一度に変えず、経過措置を置く。
調整給。新制度で下がる分を手当として支給し、数年かけて逓減させる。
現給保障。一定期間、現在の給与水準を保証する。
選択制。旧制度と新制度を選べるようにする(設計は複雑になります)。
これらは不利益の程度を緩和する事情として評価され得ますし、何より従業員の納得を得やすくなります。
費用はかかりますが、離職と紛争のコストと比べてください。
記録を残す
最後に、実務として必ず行うことです。
説明会の資料と議事録。いつ、誰に、何を説明したか。
質疑の記録。どういう質問が出て、どう答えたか。
意見書と届出の控え。
同意書。
これらは、後から争いになったときに、手続きの相当性を示す資料になります。
争いにならなくても、数年後に「なぜこの制度になったのか」を説明する場面で必ず要ります。人事制度の統合も併せてご覧ください。